Vocabulario básico

Glosario de términos sobre gestión de la información.

  

Fuentes:

 

1. Normas: UNE; ISO.

 

Norma UNE 50-113-92: Documentación e información. Vocabulario. Parte 1: conceptos fundamentales.

 

Norma UNE-ISO 15489-1: Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

 

ISO/IEC 2382-1: 1993. Information technology. Vocabulary. Part 1: Fundamental terms.

 

2. Conceptos utilizados en auditoría de información (AI)

 

SOY AUMATELL, CRISTINA. Auditoría de la información. Barcelona: UOC, 2003.

 

3. Conceptos utilizados en vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva (VT)

 

Glosario de términos sobre vigilancia tecnológica [en línea]: Agencia Navarra de Innovación. Disponible en:

< http://www.plantecnologico.com/es/herramientas/vigilancia/glosario/>  [Consulta: 16 octubre 2009].

 

4. Conceptos utilizados en gestión de la información y el conocimiento. (GIC)

 

Glosario de términos sobre gestión del conocimiento [en línea]: Daedalus – Data, decisions, and language S.A. Disponible en: <http://www.daedalus.es/inteligencia-de-negocio/gestion-del-conocimiento/glosario-de-terminos/>  [Consulta: 16 octubre 2009].

 

 

Relación de términos

1. Accesibilidad de la Información

Conjunto de circunstancias que posibilitan o dificultan el acceso a una información: hardware, comunicaciones, sistema operativo, lenguaje de búsqueda, idioma, etc.

 

2. Análisis de la información

Es la etapa del proceso de vigilancia en la que se aplican diferentes procesos y análisis a la información recopilada para darle un mayor valor y obtener conclusiones de utilidad para la empresa.

 

3. Auditoría de la Información

Metodología global que permite detectar de forma sistemática el uso, los recursos y los flujos de información dentro de una organización, y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos. Identifica necesidades, duplicidades, costes, valor y barreras, que obstaculizan flujos de información eficientes.

 

4. Análisis de necesidades de información

Proceso planificado, sistemático, para determinar las necesidades de información de los diferentes grupos de usuarios o clientes con el objetivo de desarrollar productos de información dirigidos especialmente a cada grupo y necesidad.

 

5. Autodiagnóstico de Vigilancia

Test mediante el que una organización identifica cuáles son las principales fuerzas competitivas de las que depende el desarrollo de su estrategia y, a continuación, evalúa si la empresa practica la vigilancia de dichas fuerzas competitivas de un modo sistemático.

 

6. Campo de Vigilancia

Es un conjunto homogéneo de datos que constituyen el objeto de la vigilancia.

 

7. Conocimiento

Es el resultado de la asimilación de una información por una persona de acuerdo con sus circunstancias particulares: educación, experiencias previas, capacidad de interpretación y comprensión, etc. La asimilación de esta información provoca un enriquecimiento de su "saber hacer" y produce una mejora en su proceso de toma de decisiones. Este proceso ocurre en la mente de los conocedores y es distinto para cada persona. El conocimiento se genera sobre todo gracias a procesos de conversación o interacción entre personas y gracias al cruce de ideas, en el que se crean conexiones entre ideas o conceptos no relacionados hasta el momento.

 

8. Cultura de una organización

En el ámbito de la VT-IC, es un conjunto de hábitos de conducta implantados en una organización para la captación, el análisis, el intercambio, la interpretación, el uso y la protección de las informaciones de valor.

 

9. Datos

Los datos son conjuntos discretos de valores (cifras, características, hechos, transacciones...) objetivos sobre un hecho real, captados a través de encuestas, observaciones, lecturas, mediciones, etc. Un dato en sí mismo no tiene un significado ni aporta razones, apenas tiene relevancia o propósito.

 

10. Difusión selectiva de Información

También llamado DSI o SDI. Es un servicio ofrecido por las bases de datos que consiste en el envío automático de las informaciones que se cargan en cada puesta al día y que encajan con la estrategia de búsqueda almacenada por el usuario en el sistema. Sinónimos: Selective dissemination of Information.

 

11. Estrategia en materia de información

Detalles de cómo será utilizada y gestionada la información dentro de la organización durante un periodo de tiempo determinado.

 

12. Fuente de información

Cualquier medio (formal, informal) que emite informaciones de modo periódico en cualquier formato (voz, papel, electrónico).

 

13. Gestión de la Información

Término que designa todas las actividades que contribuyen a la producción, coordinación, almacenamiento, recuperación y distribución de información en cualquier formato, de procedencia interna o externa, orientadas a hacer más eficiente el funcionamiento de la organización.

 

14. Gestión del Conocimiento

Creación y posterior gestión de un entorno en el que se incentive el conocimiento (su creación, compartimiento, el aprendizaje, etc.) en beneficio de la organización. Se trata de transferir conocimiento desde quien lo tiene a quien lo necesita

 

15. Gestión documental
Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, el mantenimiento, el uso y la disponibilidad de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

 

16. Importancia de la información

Es una medida de la repercusión para la empresa (o para una persona de la misma) de un evento, dato, etc o de un informe. La Importancia o relevancia la asigna el sujeto receptor de la información en virtud de su conocimiento, experiencia y capacidad para interpretarla correctamente. Lo que es relevante para una persona puede no ser de interés para otra y por tanto puede ser considerado como "desinformación", "ruido" o 'basura'.

17. Información

Mensaje utilizado para representar un hecho o un concepto en un proceso de comunicación, con el fin de aumentar los conocimientos.

 

18. Información crítica

Información necesaria para llevar a cabo una acción determinada y para evaluar su grado de cumplimiento.

 

19. Información con carácter estratégico

Es una información que, convenientemente contrastada o completada, una vez que está en manos de la dirección de la empresa, da lugar a la toma de una decisión estratégica.

20. Información externa

Informaciones no recopiladas por la organización, pej la información contenida en un libro, en una fuente gubernamental o en una base de datos.

 

21. Información interna

Informaciones recopiladas por una organización de tipo operativo, producción, ventas, etc.

 

22. Innovación

Es el proceso de desarrollo y plasmación de una nueva idea en un producto o servicio (nuevo o conocido) que encaja con la estrategia de la empresa y que le ayuda a alcanzar sus objetivos de una forma más eficaz.

 

23. Intranet

Es un repositorio electrónico centralizado, normalmente accesible en la red local de una organización a través de un navegador. Los usos potenciales de la intranet son ilimitados: acceso a información sobre las personas, los productos, bases de datos internas y recursos online, etc. También se accede a herramientas para el aprendizaje, colaboración etc.

 

24. Mapa de información

Forma gráfica de representar los recursos de información de que dispone la organización y las interrelaciones entre éstos.

 

25. Mapa de conocimiento

Diagrama que representa un proceso dentro de una organización, permitiendo ver de forma gráfica qué fases lo componen, qué personas intervienen en cada fase y qué información se utiliza o genera en cada fase.

 

26. Obtención de información

Etapa del proceso de vigilancia en la que se explotan las fuentes de información predefinidas y se recopilan las informaciones nuevas que encajan con el perfil de búsqueda.

 

27. Política de información

Política corporativa que debe proporcionar la dirección estratégica y las directrices para la futura utilización de la información en el seno de la organización. 

28. Recuperación de Información

Acción, métodos y procedimientos para recuperar información específica, previamente almacenada.

 

29. Recursos de información

Totalidad de la información mantenida en una organización acerca de las partes relevantes de esa organización (su estructura, funcionamiento y evolución) y de su entorno (clientes, proveedores, mercado, etc.) que precisan los agentes para realizar sus procesos

 

30. Sistema de información

 

Sistema de comunicación que permite comunicar y tratar la información.

 

31. Sobreinformación

Intoxicación o saturación intelectual producida por una cantidad excesiva de información de baja calidad o que no corresponde exactamente con las necesidades del usuario. Es equivalente al fenómeno de la ignorancia, ya que evita el análisis y la comprensión de la información.

 

32. Uso de la información

Etapa del proceso de vigilancia en el que cada persona de la organización (sola o de modo conjunto en una reunión) utiliza la información, extrae sus conclusiones y toma sus decisiones.

  

33.Tratamiento de datos

Transferencia de datos de un soporte de información a otro, siguiendo un conjunto de reglas y sin que cambie apreciablemente su significado.

 

34. Vigilancia estratégica

Es el conjunto de acciones coordinadas de búsqueda, tratamiento (filtrado, clasificación, análisis) y distribución de información obtenida de modo legal, útil para distintas personas de una organización en su proceso de toma de decisiones y para alimentar su reflexión estratégica. El objetivo es descubrir oportunidades y reducir los riesgos que se detecten. Es un proceso que engloba todos los tipos de vigilancia: tecnológica, comercial, de la competencia, reglamentaria y social.


 

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